Apa itu rekaman proses?
Rekaman proses adalah deskripsi tertulis dari interaksi dinamis yang terjadi pada sebuah pertemuan. Rekaman proses yang baik dapat menggambarkan fakta, perasaan, pemantauan dan respon serta interaksi orang-orang yang terlibat dalam pertemuan.
Rekaman proses bukan transkrip. Berbeda dengan transkrip yang mencatat semua pernyataan dan kejadian yang ada dalam pertemuan, rekaman proses bersifat menyarikan isi pernyataan dan kejadian tersebut. Karenanya, rekaman proses biasanya singkat dan padat.
Bagaimana membuat rekaman proses yang efektif?
Berikut 10 tips singkat membuat rekaman proses yang efektif :
1. Hal pertama yang penting untuk dimiliki perekam proses: minat
Seperti halnya fasilitator, untuk menjadi seorang perekam proses harus memiliki minat yang kuat. Selama berjam-jam Anda akan berada di ruangan, mengikuti proses dengan seksama, tak ada yang boleh terlewatkan. Motivasi perekam proses adalah membantu peserta mudah menangkap apa yang menjadi proses, isi dan hasil pertemuan.
2. Ketahui latar belakang dan alur pertemuan
Informasi tentang latar belakang dan agenda pertemuan akan memudahkan perekam proses memahami konteks pertemuan. Pastikan Anda tahu apa yang sedang atau akan dibuat sehingga Anda dapat membayangkan tulisan yang akan dibuat.
3. Cari lokasi tempat duduk yang strategis dan nyaman
Posisi menentukan luas pandang Anda. Carilah tempat di dalam ruangan, dimana Anda bisa mengamati seluruh peserta berikut fasilitatornya. Tapi jangan menarik perhatian apalagi sampai menghalangi pandangan peserta atau fasilitator.
Posisi yang nyaman juga penting untuk mendukung kinerja Anda. Ingat, Anda cenderung statis selama pertemuan berlangsung. Perhatikan arah datangnya cahaya, atau hembusan pendingin ruangan.
4. Siapkan keperluan perekam proses selengkap mungkin
Pastikan segala keperluan Anda tesedia di meja atau di tempat lain yang ada dalam jangkauan Anda. Apabila Anda bekerja dengan laptop/ komputer, penting untuk memastikan sambungan kabel bekerja dengan baik dan menyediakan alat tulis dan kertas sebagai cadangan. Ada baiknya Anda menyiapkan sedikit penyegar untuk Anda sendiri, segelas air atau beberapa butir permen.
5. Buat kerangka tulisan sederhana berdasarkan pada agenda pertemuan
Jika memungkinkan, mintalah detail agenda dan jadwal pertemuan yang telah disiapkan oleh fasilitator. Buatlah outline tulisan dari agenda yang tercakup dalam satu hari. Outline ini akan membantu Anda melengkapi rekaman proses yang telah lewat dan memberikan gambaran rekaman proses yang akan terjadi.
6. Menyimak, menyimak dan menyimak
Simak dengan mata, telinga, dan sepenuh minat Anda. Hadirlah sepenuh diri untuk mengamati dan mendengar apa yang terjadi dalam pertemuan. Tulis, rekam apa yang terjadi pada saat itu, bukan berdasarkan pengetahuan atau pendapat Anda.
7. Apa yang perlu ditulis?
Hal penting yang harus ditulis dalam rekaman proses adalah:
Tujuan sesi pertemuan; Fasilitator yang baik biasanya mengemukakan ini di awal pertemuan. Pastikan Anda mencatatnya kata per kata dengan baik sehingga di akhir rekaman proses nanti dapat dilihat apakah pertemuan berhasil mencapai tujuannya atau tidak
Pengantar sesi; Mengawali sesi pertemuan, terkadang fasilitator memberikan penjelasan mengenai pentingnya sesi, beberapa teori dasar, atauapa yang mendasari penentuan metode. Ini penting dicatat untuk membingkai konteks pertemuan.
Metode yang dilakukan; Catatlah tiap tahapan metode yang dilakukan oleh fasilitator, baik dalam bentuk pointer atau narasi singkat. Penting juga untuk mencatat tugas yang diberikan oleh fasilitator kepada peserta pertemuan.
Hasil diskusi; Catatlah setiap pertanyaan atau pernyataan yang keluar pada saat diskusi. Bisa dalam format siapa bicara apa. Atau, jika diskusi berjalan cepat, cukup tuliskan beberapa pertanyaan/pernyataan kunci yang menjadi sari diskusi. Jika format kedua yang digunakan, maka seluruh format kalimat dibuat dalam bentuk pasif
8. Pergunakan waktu luang seefektif mungkin
Kemampuan menyimak Anda sudah pasti lebih cepat dari kemampuan Anda mencatat. Karena itu, ada baiknya untuk mencatat sementara poin-poin penting selama pertemuan. Kemudian, Anda dapat memperbaiki catatan Anda di waktu luang, saat peserta sedang mengerjakan tugas kelompok, atau pada saat mereka istirahat. Anda juga dapat melakukan konfirmasi kepada peserta pada waktu-waktu ini apabila ada pertanyaan/pernyataan yang belum ditangkap dengan jelas. Meskipun demikian, jangan lupa bahwa Anda juga butuh beristirahat sejenak.
9. Buat layout yang konsisten dan sederhana.
Rekaman proses yang dilayout dengan apik akan lebih menarik ketimbang hanya berupa lembaran kertas dengan bentuk huruf yang monoton. Ada baiknya Anda menyiapkan template layout rekaman proses yang sederhana. Perhatikan konsistensi desain layout, pilihan warna huruf bentuk huruf yang konsisten akan memudahkan dan menarik pembaca.
10. Selingan
Agar dinamika pertemuan dapat tertangkap lebih ‘hidup’ oleh pembaca rekaman proses (bahkan bagi pembaca yang tidak hadir dalam pertemuan tersebut), perlu disisipkan kutipan, lelucon yang muncul atau celetukan segar yang keluar dalam pertemuan.
0 komentar:
Posting Komentar