Sharing : Kiat Merekam Proses Pertemuan

Apa itu rekaman proses?

Rekaman proses adalah deskripsi tertulis dari interaksi dinamis yang terjadi pada sebuah pertemuan. Rekaman proses yang baik dapat menggambarkan fakta, perasaan, pemantauan dan respon serta interaksi orang-orang yang terlibat dalam pertemuan.

Rekaman proses bukan transkrip. Berbeda dengan transkrip yang mencatat semua pernyataan dan kejadian yang ada dalam pertemuan, rekaman proses bersifat menyarikan isi pernyataan dan kejadian tersebut. Karenanya, rekaman proses biasanya singkat dan padat.

Bagaimana membuat rekaman proses yang efektif?

Berikut 10 tips singkat membuat rekaman proses yang efektif :

1. Hal pertama yang penting untuk dimiliki perekam proses: minat

Seperti halnya fasilitator, untuk menjadi seorang perekam proses harus memiliki minat yang kuat. Selama berjam-jam Anda akan berada di ruangan, mengikuti proses dengan seksama, tak ada yang boleh terlewatkan. Motivasi perekam proses adalah membantu peserta mudah menangkap apa yang menjadi proses, isi dan hasil pertemuan. 

2. Ketahui latar belakang dan alur pertemuan

Informasi tentang latar belakang dan agenda pertemuan akan memudahkan perekam proses memahami konteks pertemuan. Pastikan Anda tahu apa yang sedang atau akan dibuat sehingga Anda dapat membayangkan tulisan yang akan dibuat.

3. Cari lokasi tempat duduk yang strategis dan nyaman

Posisi menentukan luas pandang Anda. Carilah tempat di dalam ruangan, dimana Anda bisa mengamati seluruh peserta berikut fasilitatornya. Tapi jangan menarik perhatian apalagi sampai menghalangi pandangan peserta atau fasilitator. 

Posisi yang nyaman juga penting untuk mendukung kinerja Anda. Ingat, Anda cenderung statis selama pertemuan berlangsung. Perhatikan arah datangnya cahaya, atau hembusan pendingin ruangan.

4. Siapkan keperluan perekam proses selengkap mungkin

Pastikan segala keperluan Anda tesedia di meja atau di tempat lain yang ada dalam jangkauan Anda. Apabila Anda bekerja dengan laptop/ komputer, penting untuk memastikan sambungan kabel bekerja dengan baik dan menyediakan alat tulis dan kertas sebagai cadangan. Ada baiknya Anda menyiapkan sedikit penyegar untuk Anda sendiri, segelas air atau beberapa butir permen.

5. Buat kerangka tulisan sederhana berdasarkan pada agenda pertemuan

Jika memungkinkan, mintalah detail agenda dan jadwal pertemuan yang telah disiapkan oleh fasilitator. Buatlah outline tulisan dari agenda yang tercakup dalam satu hari. Outline ini akan membantu Anda melengkapi rekaman proses yang telah lewat dan memberikan gambaran rekaman proses yang akan terjadi.

6. Menyimak, menyimak dan menyimak

Simak dengan mata, telinga, dan sepenuh minat Anda. Hadirlah sepenuh diri untuk mengamati dan mendengar apa yang terjadi dalam pertemuan. Tulis, rekam apa yang terjadi pada saat itu, bukan berdasarkan pengetahuan atau pendapat Anda. 

7. Apa yang perlu ditulis?

Hal penting yang harus ditulis dalam rekaman proses adalah:

Tujuan sesi pertemuan; Fasilitator yang baik biasanya mengemukakan ini di awal pertemuan. Pastikan Anda mencatatnya kata per kata dengan baik sehingga di akhir rekaman proses nanti dapat dilihat apakah pertemuan berhasil mencapai tujuannya atau tidak

Pengantar sesi; Mengawali sesi pertemuan, terkadang fasilitator memberikan penjelasan mengenai pentingnya sesi, beberapa teori dasar, atauapa yang mendasari penentuan metode. Ini penting dicatat untuk membingkai konteks pertemuan.

Metode yang dilakukan; Catatlah tiap tahapan metode yang dilakukan oleh fasilitator, baik dalam bentuk pointer atau narasi singkat. Penting juga untuk mencatat tugas yang diberikan oleh fasilitator kepada peserta pertemuan.

Hasil diskusi; Catatlah setiap pertanyaan atau pernyataan yang keluar pada saat diskusi. Bisa dalam format siapa bicara apa. Atau, jika diskusi berjalan cepat, cukup tuliskan beberapa pertanyaan/pernyataan kunci yang menjadi sari diskusi. Jika format kedua yang digunakan, maka seluruh format kalimat dibuat dalam bentuk pasif 

8. Pergunakan waktu luang seefektif mungkin

Kemampuan menyimak Anda sudah pasti lebih cepat dari kemampuan Anda mencatat. Karena itu, ada baiknya untuk mencatat sementara poin-poin penting selama pertemuan. Kemudian, Anda dapat memperbaiki catatan Anda di waktu luang, saat peserta sedang mengerjakan tugas kelompok, atau pada saat mereka istirahat. Anda juga dapat melakukan konfirmasi kepada peserta pada waktu-waktu ini apabila ada pertanyaan/pernyataan yang belum ditangkap dengan jelas. Meskipun demikian, jangan lupa bahwa Anda juga butuh beristirahat sejenak.

9. Buat layout yang konsisten dan sederhana.

Rekaman proses yang dilayout dengan apik akan lebih menarik ketimbang hanya berupa lembaran kertas dengan bentuk huruf yang monoton. Ada baiknya Anda menyiapkan template layout rekaman proses yang sederhana. Perhatikan konsistensi desain layout, pilihan warna huruf bentuk huruf yang konsisten akan memudahkan dan menarik pembaca.

10. Selingan

Agar dinamika pertemuan dapat tertangkap lebih ‘hidup’ oleh pembaca rekaman proses (bahkan bagi pembaca yang tidak hadir dalam pertemuan tersebut), perlu disisipkan kutipan, lelucon yang muncul atau celetukan segar yang keluar dalam pertemuan.

Read more »

PKK Propinsi NTB Gelar Road Show di Kelurahan Montabaru

Hari ini Rabu (16 Nov 2011), bertempat di Halaman Depan Kantor Kecamatan Woja yaitu tepatnya di Kelurahan MOntabaru Kecamatan Woja Kabupaten Dompu, Tim Penggerak PKK Propinsi Nusa Tenggara Barat menggelar kegiatan Road Show dalam rangka Hari Kesatuan Gerakan Pemberdayaan Kesejahteraan keluarga dan Keluarga Berencana (HKG PKK - KB). Dalam  acara ini dihadiri juga oleh BUpati Dompu H.Bambang M.Yasin, Ketua Tim Penggerak PKK Kabupaten Dompu beserta Tim, pejabat dilingkup pemerintahan daerah Dompu, kelompok tani, kelompok simpan pinjam perempuan, warga masyarakat, dll.

Dan Bapak Bupati Dompu dalam sambutannya antara lain menyatakan berharap agar masyarakat terus mendukung program KB yang telah digalakkan oleh Pemerintah dalam upaya menekan pertumbuhan penduduk. karena melalui Program KB ini merupaka salah satu upaya pemerintah untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat. melalui road show ini katanya merupakan salah satu upaya untuk membangun sekaligus meningkatkan kesadaran dan partisipasi masyarakat khususnya di Kecamatan Woja dan Kabupaten Dompu secara umum untuk menjadi Aseptor KB secara mandiri maupun yang difasilitasi oleh pemerintah. dan kecamatan woja sebagai salah satu dari 3 Kecamatan pendukung untuk aseptor KB di Dompu dengan harapan mampu memotivasi pasangan usia subur untuk mau melakukan KB.

   

sementara itu Ketua Tim Penggerak PKK Provinsi NTB yaitu Hj. Rabiatul Adawiah dalam sambutannya menyatakan program KB ini perlu disukseskan dalam rangka untuk mensejahterakan masyarakat, karena sampai saat ini masih banyak terjadi masalah yang dihadapi pemerintah diantaranya buta aksara, angka kematian ibu dan anak yang masih cukup tinggi, kesejahteraan masyarakat  yang belum maksimal. dan semua hal itu katanya berpengaruh terhadap Indeks Pembangunan Manusia atau biasa dikenal IPM. oleh karena itu pemerintah mencanangkan program 3A yaitu Aksano, Adono, Akino dengan tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

    Pada agenda road show ini juga menyediakan Pelayanan Aseptor KB gratis, sunatan masal putra dan putri, pelayanan kesehatan gratis, pemberian santunan untuk Lansia serta juga dirangkaikan dengan penjualan paket sembako murah yang di adakan oleh BRI.

selain beberapa pelayanan tersebut dalam kegiatan ini juga dirangkaikan dengan penyerahan beberapa bantuan dari Dinas/Instansi terkait untuk Kelompok tani, kelompok simpan pinjam perempuan, posyandu, dll. Bantuan ini diserahkan langsung oleh TIm Penggerak PKK Provinsi NTB, PKK Kabupaten, Bupati Dompu beserta pejabat-pejabat lain. Adapun beberapa jenis bantuannya antara lain :
1. Bantuan bibit pohon kelapa dari Dinas Perkebunan.
2. Bantuan bibit mahoni dari Dinas Kehutanan
3. Bantuan bibit ikan dari Dinas Perikanan dan kelautan
4. Bantuan bibit jagung dari Dinas Pertanian
5. Bantuan alat penunjang KB dari BPPKB
6. Makanan Pengganti ASI dari Dinas Kesehatan
7. Bantuan Simpan Pinjam Perempuan dari PNPM Mandiri
8. Bantuan Dana Posyandu dari BPMPD


tidak ketinggalan pula dalam acara road show ini juga ada dilakukan kegiatan pemasaran bersama produk2 hasil buatan lokal. ada madu, penganan dari mete, jagung, ubi, pisang, dll.

Read more »

Renungan di sela kepenatan

Mengapa Appreciative Inquiry Sukses?

Orang-orang yang kami wawancarai mengatakan bahwa Appreciative Inquiry dapat berjalan  karena enam alasan, yakni:

• Appreciative Inquiry membangun hubungan yang memungkinkan orang untuk dikenal karena hubungannya dengan orang lain, daripada karena peran yang dibawakannya. Seperti yang dikatakan oleh seorang peserta, “Wawancara apresiatif memberikan energi kapanpun anda melakukannya. Wawancara tersebut mampu membangun hubungan dan memberi anda kesempatan untuk bergabung. Hal ini menyatakan pada semua orang bahwa diri mereka penting dan mereka merupakan bagian dari keseluruhan.” Banyak orang menceritakan kepada kami tentang persahabatan yang menyenangkan dan produktif yang mereka jalin selama proses Appreciative Inquiry-yakni hubungan yang terjalin antar rekan kerja, antara manajer dengan karyawan lini, serta antara pelanggan dengan anggota organisasi.
• Appreciative Inquiry menciptakan kesempatan bagi setiap orang untuk didengarkan. Penghargaan, rasa saling menghormati, serta moralitas kerja akan meningkat ketika orang merasa didengarkan. Seorang manajer menceritakan pengalamannya dengan mengatakan, “Para bawahan saya pada akhirnya diakui sebagai kontributor. Kami telah menengarai adanya lubang hitam dalam organisasi ini selama bertahun-tahun. Lewat apa yang kami lakukan dengan Appreciative Inquiry, kami benar-benar dipandang dan didengar untuk pertama kalinya.”
• Appreciative Inquiry memberikan kesempatan bagi setiap orang untuk bermimpi dan berbagi impian. Seringkali orang merasa senang ketika diminta untuk menceritakan impian mereka. Mereka bahkan lebih senang lagi ketika mengetahui bahwa orang lain juga memiliki impian yang sama dengan mereka. Seseorang yang antusias dengan Appreciative Inquiry mengatakan, “Berbagi kisah dan impian diantara kami merupakan sarana terbaik menuju perubahan positif yang pernah saya alami. Sekarang saya akan mengundurkan diri setelah tahu bahwa saya telah membantu menciptakan sebuah perusahaan yang lebih baik dan juga dunia yang lebih baik.”
• Appreciative Inquiry menciptakan lingkungan tempat setiap orang dapat memilih cara dalam memberikan kontribusi. Ketika setiap orang bebas untuk menjadi sukarelawan berdasarkan minat dan keinginan mereka, kemampuan mereka untuk belajar dan memberikan kontribusi akan meningkat secara signifikan. Setelah memahami nilai dari pilihan bebas, seorang direktur mengirimkan memo berikut ini kepada stafnya. “Seperti yang anda ketahui, Appreciative Inquiry bukanlah sebuah perintah. Sebaliknya, jika hal itu tidak sesuai dengan gaya anda, jangan menghalangi apa yang menjadi pilihan orang lain. Kita perlu berbincang-bincang mengenai proses serta berbagi pendekatan yang kita miliki, sehingga kita semua tetap bisa belajar dan meraih kepercayaan.”
• Appreciative Inquiry memberikan keleluasaan dan dukungan untuk bertindak. Seorang partisipan berkomentar, “Kami selalu mendapat dukungan untuk tindakan yang kami lakukan atas nama organisasi, tapi sekarang-secara mendadak-orang-orang menyediakan sumber daya yang dibutuhkan dan menaruh perhatian pada apa yang kami lakukan. Mereka mendukung kami, dan memungkinkan kami untuk meneruskan-dan pada akhirnya menyelesaikan-hal-hal yang kami tahu harus diselesaikan.”
• Appreciative Inquiry mendorong dan memungkinkan orang bersikap positif. Seperti komentar dari seorang karyawan, “Menjadi positif tidak selalu populer! Orang-orang mengolok-olok anda, dan mengatakan bahwa anda adalah seorang yang naif. Appreciative Inquiry mengubah sikap positif saya menjadi sebuah aset, dan bukan sebagai sebuah beban. Appreciative Inquiry memberi saya segala sesuatu untuk menatap masa depan, di sini di dalam pekerjaan.”

Read more »

15 Desa di Dompu Gelar Pesta Demokrasi di Akhir Tahun 2011

Berdasarkan informasi dari Badan Pemberdayaan Masayarakat dan Pemerintah Desa (BPMPD) Kabupaten Dompu, berikut Jadwal Pelaksanaan Pemilihan Kepala Desa yang sudah rampung :

No	Desa	Kecamatan	Waktu
1	Saneo	Woja	14 November 2011
2	Karamabura	Dompu	21 November 2011
3	Lanci Jaya	Manggelewa	05 Desember 2011
4	Banggo	Manggelewa	05 Desember 2011
5	Nanga Tumpu	Manggelewa	05 Desember 2011
6	Kwangko	Manggelewa	05 Desember 2011
7	Adu	Hu’u	08 Desember 2011
8	Mbuju	Kilo	14 Desember 2011
9	Malaju	Kilo	14 Desember 2011
10	Waonduru	Woja	14 Desember 2011
11	Tembalae	Pajo	14 Desember 2011
12	Nanga Kara	Pekat	19 Desember 2011
13	Karombo	Pekat	19 Desember 2011
14	Sori Tatanga	Pekat	19 Desember 2011

Dari 15 Desa si Kabupaten Dompu yang dijadwalkan akan melaksanakan Pesta Demokrasi “PEMILIHAN KEPALA DESA” hanya 1 Desa yang belum bisa ditetapkan jadwal pelaksanaannya yang pasti yaitu Desa Kempo Kecamatan Kempo, hal ini terjadi karena ada beberapa hal terkait tahapan dan tata cara prosesnya yang belum selesai. Tetapi setelah semua selesai maka jadwaluntuk Desa Kempo selanjutnya akan menyusul.

Karena 15 Desa ini sebelumnya sudah dilakukan evaluasi oleh BPMPD terkait situasi dan kondisinya serta tahapan-tahapan prosesnya sudah rampung sehingga dinyatakan bisa ditetapkan jadwal pelaksanaannya.

Dan pihak BPMPD Dompu berharap pelaksanaan Pemilihan Kepala Desa ini berlangsung dengan aman dan stabilitas di masing-masing Desa benar-benar terjaga serta masing-masing Calon Kepala Desa agar tetap suportif.

Read more »

Status Kawasan Hutan Riwo

Setelah upaya-upaya yang dilakukan oleh warga desa Riwo Kec.Woja, melalui komunikasi dan koordinasi secara terus menerus dengan pihak terkait tersebut dalam hal ini Dinas kehutanan. Akhirnya ada tindak lanjut dari pemerintah daerah untuk menertibkan pembabatan liar itu dan masyarakat tersebut sudah kembali pulang kedesanya masing-masing dan berhenti melakukan aktifitas-aktifitasnya.

Dan Kepala Dinas Kehutanan juga menegaskan bahwa tidak ada alasan untuk membebaskan kawasan hutan Riwo yang saat ini hendak dikuasai oleh sejumlah masyarakat dari luar desa tersebut. Karena sudah jelas statusnya bahwa kawasan tersebut masuk dalam kawasan hutan lindung.

Dan untuk mendapatkan izin pembebasan hutan tersebut harus melalui Menteri Kehutanan RI, karena Pemda Dompu tidak punya kewenangan, jika pemerintah daeran bahkan nekad melakukan pembebasan lahan tersebut maka akan terjerat hokum dengan melanggar UU N0.41 tahun 1999 tentang kehutanan.

Kalaupun alasan masyarakat ingin membuka hutan tersebut melalui hutan kelola masyarakat (HKM), tidak serta merta dilakukan begitu saja karena ada aturan dan ketentuan yang mengatur tentang syarat pembebasannya menjadi HKM.

Read more »

Pembabatan Liar Di Kawasan Hutan Riwo

Pada masa pemerintahan Bupati H.Hidayat Ali sebenarnya pernah terjadi kegiatan pembabatan liar di sekitar Desa Riwo Kec.Woja Kab.Dompu yang dilakukan oleh beberapa oknum yang tidak bertanggung jawab padahal di daerah ini sudah jelas keberadaannya adalah berstatus Kawasan Hutan Lindung. Namun sampai sekarang statusnya pun belum jelas karena hutan tersebut tetap digarap oleh masyarakat dari berbagai desa di kabupaten Dompu.

Dan hal ini kembali terjadi pada masa pemerintahan Bupati H.Bambang, menurut Informasi salah seorang warga sekaligus kader Desa Riwo yaitu Pak Hendro kegiatan ini kembali dilakukan oleh warga/masyarakat diluar Desa Riwo tepatnya mulai Bulan Oktober 2011. Masyarakat bersama organisasi warga yang ada di Desa melalui Pemerintah Desa telah melakukan berbagai upaya seperti memberikan laporan, komunikasi, koordinasi kepada Dinas/Instansi terkait dalam hal ini adalah Dinas Kehutanan baik itu secara lisan maupun tertulis namun sampai sekarang belum ada penyelesaian yang jelas terhadap kegiatan pembabatan liar ini.

Masyarakat Desa Riwo sangat resah dan khawatir dengan adanya kegiatan ini dan belum adanya kejelasan tindakan dari pihak terkait. Dan bisa bisa menimbulkan pertumpahan darah antara masyarakat yang tinggal disekitar kawasan dengan masyarakat dari luar Desa Riwo. Dan harapannya ada kejelasan informasi dari Pihak terkait kalaupun kawasan ini nantinya dibebaskan mereka berharap mengutamakan masyarakat yang tinggal disekitar kawasan.

Read more »

Pembentukan KMD Baru di Dompu

Kampung Media, sesuai dengan visi dan misinya adalah bertujuan untuk pemerataan informasi dan mempercepat proses penyebaran infomasi di masyarakat khususnya ditingkat Desa/ Kelurahan merupakan tujuan utama dari terbentuknya Kampung Media pada akhir Tahun 2009 yang lalu yang merupakan awal dari Program ini, yang merupakan salah satu Program Unggulan di Propinsi NTB, maka untuk meningkatkan proses itu secara meluas disetiap Kab/ Kota Di Propinsi NTB melalui DISHUBKOMINFO PROP NTB pada tahun 2010 dibentuk lagi 2 Komunitas Kampung Media baru yaitu di Kec. Dompu dan Kec. Manggelewa. Sedangkan untuk tahun 2011 ini ada 2 kecamatan lagi yaitu di Kecamatan Kempo dan Kecamatan Pajo. dan pembentukan kampung media baru ini merupakan bagian dari tekad NTB maju dan berdaya saing yang akan dicapai pada akhir 2013.

Proses pembentukan sebenarnya sudah dilakukan lebih awal melalui surat pemberitahuan dan koordinasi dengan Camat masing-masing serta sudah dilakukan pelatihan yang dilalukan di Mataram untuk meningkatkan kapasitas anggota KMD terkait bagaimana menulis yang baik/ jurnalistik, lay out, internet sehat, pengelolaan media yaitu Blog dan website serta hal-hal lain terkait IT.

Dan kemarin tepatnya pada hari : Senin 1 November Tahun 2011 secara resmi dilakukan pelantikan dan penyerahan sertifikat bagi pengurus Kampung Media yang telah mengikuti kegiatan pelatihan/ Bintek tersebut serta sekaligus sosialisasi keberadaan Kampung Media itu sendiri. Kegiatan ini dihadiri oleh tim dari DISHUBKOMINFO NTB, Kampung Media Ncuhi Riwo Kel. Montabaru, Kampung Media Manggelewa, Kampung Media Sanggicu Dompu, serta pengurus dari Kampung Media yang baru, Camat Pajo/pejabat yang mewakili, Pemdes, tokoh masyarakat, tokoh agama, organisasi warga, LSM, dan masyarakat Desa Ranggo. Dan penyerahan sertifikat pelatihan untuk wakil Kampung Media yang mengikuti pelatihan jurnalistik, lay out dan tata letak serta pelatihan dasar photografi, dan internet sehat tersebut dilakukan oleh Pak Fairuz ato yang sering dikenal dengan “Abu MAcel”.

Dan pada sambutannya Bapak Fairuz Abadi, SH dari Dishubkominfo Propinsi NTB mencoba menjelaskan bagaimana memanfaatkan internet tersebut untuk bisa menyebarkan informasi dan juga sebagai sarana ekonomi karena bisa mempromosikan apa saja yang ada di daerah masing-masing melalui internet karena pada setiap blog masing-masing yang dibuat oleh KMD tersedia kolom atau ruang tersebut. Dan orang yang datang dari luar daerah manapun akan mudah mengakses informasi tentang daerah kita khususnya dalam hal ini Kabupaten Dompu.

Seperti yang selalu diungkapkan oleh Bapak Fairuz Bahwa ”KMD ini adalah wadah untuk mencoba membudayakan bahasa bertutur kita bisa dituangkan kedalam sebuah tulisan”.

(WE-Ncuhi_Riwo)

Read more »